“Casa en venta” La importancia del Data Room en el proceso del Due Diligence de una empresa

La autora realiza un análisis acerca de la importancia del Data Room dentro de una operación societaria.

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Por Kiara Bazán, estudiante de la Facultad de Derecho de la PUCP, asociada extraordinaria de Themis y ex miembro del Consejo Editorial de Enfoque Derecho

Usted quiere vender su casa, que valoriza en $1’000,000.00. Pone el anuncio en internet y muchas personas lo llaman. Están muy interesadas y deciden visitarla. Sin embargo, ninguna decide comprarla. Usted se pregunta cuál fue el problema: ¿fue el precio? ¿vale en realidad menos?

Le cuenta el problema a un amigo, quien le recomienda contratar a una empresa de bienes raíces. La empresa no solo ofrece la casa a posibles compradores, sino que la hace más “atractiva”: la limpia, ordena y hace los arreglos correspondientes. Luego de unas semanas, nuevos interesados visitan su casa.

¿El resultado? Recibe ofertas de muchas de esas personas. Muchas de ellas inclusive por un valor superior del que usted pensaba.

Una transacción societaria no es muy distinta a vender una casa. El proceso es bastante similar. La diferencia es que para vender una empresa no basta con limpiarla o arreglarla físicamente, sino que lo que se tiene que “arreglar” es la información que se presentará al comprador para que este tome la decisión de comprarla o no. Lo que se tiene que arreglar es cómo se presenta la información de la empresa.

En este aspecto, la importancia de un Data Room es fundamental. En sencillo, un Data Room es un espacio en el que se almacena data de una empresa usualmente en el marco de una operación societaria[1]. Es el equivalente a la página donde se coloca la información de la casa que se quiere vender. Solo que tiene unos cientos (o a veces miles) de páginas más.

En este artículo, analizaré la importancia de “arreglar” un Data Room dentro de una operación societaria. Pequeños cambios en cómo la información de una empresa se presenta pueden tener drásticas consecuencias con relación a su precio y si la operación es fructífera o no. Además, señalaré los factores que vendedores y compradores deben tener en cuenta para que la transacción sea lo más flexible y amena posible.

Cuando se decide vender una empresa o fusionarse con otra, la forma de hacerlo es similar a vender una casa: se deben buscar posibles compradores y “arreglar” la empresa para hacerla más atractiva.

En una transacción, transformación societaria o incluso en el otorgamiento de algún préstamo importante, antes de la firma del contrato, se debe preparar un informe de Due Diligence legal, mediante el cual se revisa, investiga e interpreta la situación legal de una empresa[2].

Usualmente para este proceso se contrata los servicios de un estudio de abogados que se encarga de la revisión de los documentos de la empresa y de diagnosticar su situación en un momento dado (con una fecha de cierre), lo que incluye identificar riesgos para la transferencia (para mitigarlos) y aspectos que incrementen y resten su valor (por ejemplo, procesos judiciales, administrativos o arbitrales y su probabilidad de éxito) de acuerdo a la materialidad normalmente indicada por el comprador de lo que él considera contingente para la transacción. El estudio de abogados es la empresa de bienes raíces en la venta de la empresa.

El informe final servirá a los compradores como “foto” de la empresa: podrán identificar todos los aspectos de la sociedad y tendrán toda la información necesaria para tomar o no la decisión de comprarla. Eventualmente, decidirán si sentarse a negociar las condiciones de la compra, pues al adquirir el negocio estarán comprando tanto los activos como los pasivos de la empresa.

Para la elaboración del informe de Due Diligence, los vendedores deberán poner a disposición de los compradores (y estos poner a disposición de sus abogados) el Data Room en el que se encuentra toda la información que será necesaria para realizar el informe.

El Data Room permite que los compradores accedan a la información de la empresa para realizar el informe de Due Diligence. Las empresas almacenan gran cantidad de información como contratos, títulos de propiedad, información sobre trabajadores, procesos judiciales, entre otros. Parte importante de esa información es sensible y confidencial, pues muestra la situación actual de la empresa, que puede ser buena o mala.

El acceso al Data Room es como acceder a la propia empresa. Permitírselo a alguien, es abrirle las puertas a la vida de la empresa, pues podrán acceder a información de todo tipo, buena o mala. Es por eso que la información contenida en el Data Room es confidencial (deber de confidencialidad que se extiende a los asesores legales de los compradores). Para salvaguardar el deber de confidencialidad se suele firmar un Non-Disclosure Agreement o Acuerdo de Confidencialidad, contrato entre dos entidades mediante el cual se acuerda que la información confidencial que será compartida no será divulgada a terceras partes.

Por tanto, el Data Room es una pieza fundamental en una transacción societaria. En base a este se realizará el informe de Due Diligence, por lo que si la empresa no proporciona toda la información relevante o requerida ni los mejores abogados podrán realizar un diagnóstico preciso de la empresa.

Hay dos tipos de Data Room: el virtual y el físico. El físico consiste en que las partes interesadas se desplacen al lugar en el que estén los documentos relevantes que los vendedores pongan a disposición (por ejemplo, la empresa) y allí recolecten toda la información que se considere necesaria para redactar el informe[3]. Esta opción ya no se suele usar porque es muy costosa (y hasta tediosa).

Un Data Room está en constante cambio y actualización. Los compradores pueden identificar que existe documentación faltante y, mediante requerimientos de información, solicitarla a los vendedores. Esto vinculado a que, durante el proceso de redacción de un informe de Due Diligence la empresa va a seguir operando y, conforme a ello se seguirá actualizando información. Por eso es importante la fecha de cierre del informe. Esta marca hasta cuándo será revisada la información y será subida al Data Room.

Teniendo en cuenta eso, el Data Room será modificado mientras se encuentre en el proceso de Due Diligence. Aplicar esto a uno físico hace que la operación se vuelva más costosa y tediosa: uno tendría que trasladarse al lugar donde está la información para revisar la nueva documentación con cada pedido de información.

Actualmente, lo que se emplea en transacciones societarias es el Virtual Data Room (VDR). Este cual permite que los vendedores suban toda la documentación requerida a una plataforma online a la que los compradores puedan acceder con facilidad y seguridad.

Existen varias empresas que ofrecen este servicio como IntraLinks Virtual Data Room, DropBox, Ideals, Ethos Data. Estas empresas permiten crearle un perfil a las personas autorizadas para acceder a la información y, algunos de ellas permiten, para seguridad de los vendedores, subir documentos con marca de agua o desactivar la opción de imprimir.

Esta es una opción segura y rápida. Las personas autorizadas podrán acceder en cualquier momento a dicha información para revisarla y, cuando se presente el informe final, se podrá denegar el acceso a terceras personas.

Para que la transacción sea flexible y menos costosa, es importante que el Data Room esté organizado y estructurado. Una casa ordenada y limpia será más atractiva para un comprador que una desordenada en la que la que no se pueda apreciar el verdadero valor de la casa.

La primera impresión que se tiene de la empresa es importante y en este caso es la información que se entrega. Los compradores deben poder acceder a la información de manera fácil y sin problemas para redactar el informe, pues en operaciones complejas existe mucha información que puede dificultar el análisis. Es importante hacer menos difícil la labor de las personas que redactaran el informe.

En una transacción societaria, todos los aspectos de la negociación son muy importantes para tomar la decisión de comprar o no una empresa. Un Data Room desorganizado, con información no clasificada, puede no solo dificultar la negociación si no influir en si finalmente se concreta la operación o no.

Un Data Room bien estructurado y con información suficiente puede aumentar o reducir el precio de venta de una empresa. No hay duda que en el transcurso del Due Diligence el precio de una empresa puede cambiar conforme a lo que se encuentre[4]. Como se ha señalado antes, precisamente el informe de Due Diligence tiene como base el Data Room que se prepare. Entonces, para que el informe final refleje el valor actual de la empresa, es importante que la información adecuada, suficiente y requerida sea colgada en el Data Room para facilitar la redacción de este. Lo que hace el Data Room es reducir la incertidumbre sobre el valor de la empresa.

Otra consecuencia importante de tener un buen Data Room es que puede reducir los costos de negociación que son ya de por sí altos. Negociar un contrato es costoso. Negociar para la venta de una empresa es aún más costoso. Se consumen muchas horas de abogados al momento de negociar, que pueden ser evitadas si la información que se consigna en el Data Room es suficiente y adecuada. El tener una buena base sobre la cual revisar la información reduce esos costos.

Una consecuencia ligada con lo anterior es que un Data Room reduce los futuros costos de un litigio. Los litigios surgen cuando existe incertidumbre entre las partes sobre determinada información. Un buen Data Room puede reducir esa incertidumbre, pues ambas partes (vendedor y comprador) conocen la información que existe y toman las decisiones que toman con ese conocimiento.

Quizá la consecuencia más importante de elaborar un Data Room adecuado es que puede influenciar en si la operación se concreta. Como hemos señalado, un buen Data Room puede reducir la incertidumbre sobre el valor de una empresa. Cuando, por el contrario no existe un buen Data Room, existe incertidumbre en el valor de la empresa, en este escenario de incertidumbre, el comprador querrá pagar un menor precio y el vendedor recibir uno mayor. En esta diferencia, las partes pueden finalmente no llegar a un acuerdo y la operación se frustra. Al reducir la incertidumbre, un buen Data Room puede ayudar a que la operación se concrete.

Finalmente, el rol que cumple cada una de las partes involucradas es importante para preparar un buen Data Room. El vendedor y el comprador son los protagonistas de la operación y su participación debe ser activa para que la transacción sea lo menos trabajosa posible.

El vendedor debe organizar la información que se va a presentar al comprador. Esto puede ser (i) en base al requerimiento de información que se le presenta o (ii) a los aspectos que suele tener un informe, los cuales tienden a ser societario, contractual, financiero, propiedad, laboral. Estos aspectos variarán dependiendo del giro de la empresa. El vendedor debe comprender qué es lo que el comprador quiere analizar y subir los documentos de acuerdo a ello.

La forma en la que se organiza la información debe permitir identificar no solamente a qué aspecto de la empresa pertenece determinado documento sino exactamente qué documento es. El vendedor es responsable de que el comprador pueda identificar el documento de manera sencilla para plasmar lo que fuera importante en el informe de Due Diligence.

El vendedor también debe elegir la plataforma virtual que más se adecue a la cantidad de información que vaya a presentar. Algunas plataformas permiten que la información se organice en carpetas y subcarpetas que harán más fácil el reconocimiento de información, mientras que otras no ayudan a este reconocimiento pues las presentan de manera desorganizada.

También cabe posibilidad de que sea el vendedor el encargado de la revisión e identificación de contingencias relevantes para los potenciales compradores, para lo cual elaboran un informe con toda esa información, en cuyo caso se le conoce como Vendor Due Diligence[5]. Esto también ayuda a facilitar la transacción, pues los potenciales compradores tendrán toda la información de la situación actual de la empresa desde un primer momento, acelerando la operación y el proceso de negociación.

Por su parte, el comprador debe ser cuidadoso pues va a tener acceso a información sensible y confidencial de la empresa y, en caso decida contratar asesoría legal, debe trasladarles esa responsabilidad para que en un futuro la imagen, prestigio y futuros negocios de la empresa no se vean afectados.

También el comprador debe revisar el Data Room con detenimiento y, en caso faltase algún documento o información importante, deberá hacer los requerimientos de información necesarios para completar lo que falta.

No se debe olvidar que el Due Diligence es una imagen de la situación legal de la empresa en un momento determinado, por lo que si faltase una pieza para completar la imagen, es muy importante que el comprador la identifique y la solicite al vendedor.

Finalmente, no se le debe restar importancia al Data Room, pues sobre este se hará el informe de Due Diligence para la venta de una empresa. Cada participante de la transacción debe comprender la importancia de su aporte en esta clase de operaciones y hacer todo lo posible para facilitar la revisión de información.

Como una casa limpia y ordenada, una empresa con un Data Room igual de ordenado puede ser la diferencia entre vender una empresa a mayor o menor precio, aumentar los costos de una transacción o, inclusive, de vender la empresa si quiera.


[1] https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/deals/data-room/

[2] 2011 Tejada Álvarez, María, Teresa Tokushima Yasumoto y otros. La Due Diligence legal. Themis 59. pp, 214.

[3] https://blog.ethosdata.com/dataroom-espanol/bid/223246/qu-es-un-data-room-data-room-f-sico-vs-data-room-virtual

[4] 2011 Tejada Álvarez, María, Teresa Tokushima Yasumoto y otros. La Due Diligence legal. Themis 59. pp, 217 (“Asimismo debe contener un cuadro resumen de los pasivos y contingencias cuantificables que pudieran implicar un ajuste al precio de compra, de modo que el Cliente pueda identificar con facilidad el importe de los ajustes”).

[5] https://www.pwc.no/en/tjenester/deals/vendor-due-diligence.html

(“A Vendor Due Diligence (VDD) is a financial review of a sales object on behalf of seller which illuminates questions and issues that are relevant to potential buyers of the business. Analyses and findings related to financial and tax issues are presented to the seller and are summarised in a report that later is shared with potential buyers. This gives buyers a quick and good understanding of the business’ financial situation and development.”)

Fuente de imagen: Indralokk

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