Por Cecilia Calderón y Milagros Villavicencio, abogadas por la PUCP con especializaciones de postgrado en temas de Derecho Laboral a nivel nacional e internacional.
En base a nuestra primera entrega sobre este tema, a continuación, proponemos algunas recomendaciones para las empresas que se encuentran implementando el trabajo remoto (TR) entre su personal:
- Revisar los puestos de trabajo existentes en la empresa, las funciones inherentes a cada uno y las actividades que se pueden desarrollar de manera remota.
A partir de ello, podrán determinar no solo quiénes pueden ejecutar trabajo remoto sino también qué áreas deben priorizar grupos o categorías, asimismo, identificar los recursos, accesos, prioridad en la resolución de problemas informáticos, sistema de seguridad y salud, capacitaciones especializadas en manejo de datos e información confidencial, entre otros.
- Trabajar con los médicos ocupacionales en la realización de una guía de recomendaciones en prevención de riesgos en seguridad y salud y accidentes de trabajo durante la ejecución de trabajo remoto.
Aunque los servicios sean prestados en remoto, ello no obsta de que puedan ocurrir accidentes que calificarán como accidente de trabajo. Por ello, para prevenir adecuadamente su ocurrencia y delimitar la responsabilidad de cada parte, sugerimos que las empresas elaboren protocolos de trabajo remoto, estudiando los riesgos inherentes a su realización junto con los médicos ocupacionales.
Una vez preparado y validado el documento, capacita a tu personal al respecto y entrega copia del mismo, con cargo de recepción y lectura; recuérdales que es su obligación conocer y cumplir toda normativa expedida.
- Elaborar los documentos, protocolos y guías prácticas que permitan la conectividad remota del personal, así como la ejecución ordenada de sus servicios y el cumplimiento de reportes periódicos.
En el contexto del TR, los trabajadores se encuentran obligados a prestar servicios con la mayor regularidad posible, pero, para ello, el empleador no solo deberá proveerles los medios necesarios sino también capacitarlos en su adecuado uso.
De igual forma, durante la ejecución del trabajo remoto los poderes y facultades del empleador continúan vigentes, por lo que éste podrá reglamentar la prestación remota de servicios, así como la fiscalización y control de la misma.
Recuerda que, con la finalidad de hacer seguimiento al trabajo delegado, será sumamente útil regular una cadena de retroalimentación, de manera tal que, ante cada trabajo delegado, exista una oportunidad de reporte y retroalimentación.
- Para aquellos casos en los que no sea posible ejecutar TR, elaborar una Política de compensación de las licencias otorgadas durante la emergencia sanitaria de COVID-19.
Como no todas las organizaciones ni todos los puestos de trabajo permiten la realización de trabajo remoto (por ejemplo, los mensajeros, personal de limpieza o personal de mantenimiento, no pueden ejecutar trabajo remoto), es necesario ir elaborando una política interna que prevea las alternativas que la organización vaya a disponer para compensar los días otorgados como licencia con goce de haber.
Recuerden que, al tratarse de un acuerdo de partes, es necesario celebrar acuerdos individuales de compensación pero que los mismos se enmarcan en la facultad reguladora del empleador, quien dispondrá de la capacidad de organizarse y preferir algunas formas de compensación por encima de otras: no a todas las empresas, por ejemplo, les será útil que el personal inicie su jornada hora(s) antes, pensemos en los restaurantes, los que tienen horarios ajustados en función a los tiempos de comida, por lo que, si son lugares de almuerzo o cena, no les resulta útil que la nómina ingrese desde muy temprano, pues no es su horario normal de funcionamiento. Ejemplos como este hay muchos. Por ello, es vital que, en función a cada caso en concreto, se analice qué alternativas son viables para cada organización.
Desde la perspectiva de Recursos Humanos, conversamos con Adriana Villalba, Licenciada en Relaciones Industriales y especialista en Compensación y Reconocimiento, para brindar algunas recomendaciones a las empresas.
A partir de ello, hemos elaborado en conjunto las siguientes recomendaciones que, como empleador, se pueden considerar para hacer de la experiencia del trabajo remoto algo productivo e, inclusive, fortalecedor para los equipos de trabajo:
- Establece protocolos claros desde un inicio:
Como reza el dicho, ¡guerra avisada no mata gente!
Como empleador, es importante definir previamente todas aquellas reglas de conducta y obligaciones que requieres que tus colaboradores atiendan durante el periodo de trabajo remoto, pues ello no solo hará más fácil para ellos mismos su ejecución sino también facilitará el control, supervisión y, de ser el caso, amonestación, que la empresa debe ejecutar.
Para estos efectos, se sugiere determinar qué número de reuniones virtuales se llevarán, cuál será su periodicidad y duración estimada, quiénes deberán participar, así como la mecánica de las mismas: es recomendable buscar un lenguaje casual y promover una dinámica ágil, evitando caer en situaciones que vuelvan tedioso asistir a reuniones de equipo.
De igual forma, para que los colaboradores puedan ejercer sus funciones de forma ordenada, resulta sumamente útil elaborar un protocolo de conectividad que prevea, por ejemplo, la obligación de mostrarse “conectados” mientras estén prestando servicios, así como un estado de “en reunión” u “ocupado” cuando tengan reuniones o llamadas en curso; este tipo de herramientas informáticas no solo ayuda a la organización sino que genera motivación en las personas pues el equipo entero podrá observar la ocupación y colaboración que tienen todos sus miembros hacia el mismo objetivo.
- Adopta medidas que conviertan este tiempo en una experiencia positiva:
Dado que el trabajo remoto puede generar mucha ansiedad y estrés, es importante que desde la organización se promuevan técnicas de optimización del tiempo de trabajo y el disfrute de pausas: promueve que los horarios y jornadas de trabajo se respeten (no porque estés en casa con la laptop tendrás que estar conectado 24*7), que tus colaboradores tomen pausas para tomar un café, estar de pie y estirarse, que se respeten los horarios de las comidas, entre otros.
Así como sucede en los centros de trabajo, durante el trabajo remoto no todo debiera significar prestación efectiva y solitaria, por eso, promueve la realización de reuniones sociales, cuyo objetivo es que tus colaboradores no pierdan el contacto entre ellos y la camaradería: se pueden promover reuniones cuyo único objetivo es conversa y “ponerse al día” o, inclusive, reuniones en las que se realicen juegos grupales (desde el bingo y la charada, hasta el clásico “ritmo a gogó”).
- Promueve el balance trabajo-familia entre tus colaboradores:
Todos tenemos obligaciones en casa (ya sea que tengas padres, hijos, esposo o esposa o, inclusive, vivas solo o tengas compañeros con quien compartes casa) y, por ello, mientras dure el trabajo remoto, debemos aprender a equilibrar las tareas de casa con la ejecución de nuestros deberes laborales.
Para ello, es importante establecer una rutina diaria, en la que se determinen horarios y los mismos se respeten.
Suele ser muy útil tratar de replicar lo mejor posible la rutina habitual de trabajo en oficina para que así la organización comúnmente empleada vuelva más “llevadera” la nueva forma de prestación de servicios: recomienda a los trabajadores empezar su día con la taza de café que servían al llegar a la oficina; que se organicen tal y como suelen hacerlo siempre (acordar reuniones por la mañana, respetar el horario de almuerzo, no generar llamadas ni reuniones virtuales por encima de su hora habitual de salida, entre otros), tomar pausas en medio de la jornada para “desconectarse” entre un asunto y otro.
Recuérdales que, una vez culminada la jornada, es importante respetar su tiempo familiar: aunque puedan recibir alertas y leer correos, plantéense responderlos dentro de horario de trabajo (¡a menos que sean urgentes!) y, sobretodo, que no lleven el estrés que les puede generar el trabajo a los demás miembros de su familia o compañeros de casa: recuérdales que deberán aprender a separar sus tiempos y esferas y que no porque estén trabajando en casa, significa que todos lo hacen contigo o tienen que enterarse de lo que pasa en la organización (esto es muy relevante, además, por temas de confidencialidad de la información).
- Promueve la comunicación y el trabajo en equipo:
Dado que el trabajo remoto puede generar sensación de soledad, es importante crear canales de comunicación entre todos los miembros del equipo, así como ejecutar una delegación equilibrada de las tareas para que todos se sientan incluidos y apreciados.
La comunicación, además, debe darse a todo nivel: si la empresa misma no mantiene comunicación constante, fluida y certera sobre los acontecimientos y próximas medidas, puede generar pánico y especulación; por ello, es importante desarrollar canales de comunicación institucional que sean cercanos, directos y concisos.
- Cuida la salud financiera de tus colaboradores:
Los temas financieros pueden ser engorrosos, por ello, esta es un área donde tus colaboradores podrían necesitar soporte.
Realiza charlas on line, circula correos electrónicos en forma de comunicación interna e, incluso, prepara algún curso que está disponible en la web, donde otorgues tips a los trabajadores sobre cómo manejar adecuadamente su dinero ante la crisis que está viviendo el mundo y el país.
Asesorar a los colaboradores en cómo manejar sus deudas y poder de endeudamiento les será de mucha utilidad; este tipo de ayuda es muy bien recibida, sobre todo si la empresa ha tenido que tomar acciones financieras complejas como frenar la revisión de incrementos salariales, promociones o movimientos internos.
Fuente de imagen: DataScope
