La celebración de la Junta Obligatoria Anual durante el periodo de Estado de Emergencia

La Junta General de Accionistas de una sociedad debe reunirse obligatoriamente, cuando menos, una vez al año hasta el 31 de marzo; no obstante, el Estado de Emergencia ha dispuesto la inmoviliación social obligatoria hasta el 26 de abril. ¿Qué deben de hacer las sociedades en estos casos?

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Por Claudia Chong, socia del Área Financiera y Corporativa del Estudio Rubio Leguia Normad, y Sheerley Cárdenas, asociada del Estudio Rubio Leguia Normad

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 114° de la Ley General de Sociedades, aprobada mediante Ley N° 26887 (en adelante, la “ley General de Sociedades”), la Junta General de Accionistas de una sociedad debe reunirse obligatoriamente, cuando menos, una vez al año dentro de los tres meses siguientes a la terminación del ejercicio económico, esto es, hasta el 31 de marzo de cada año. Dicha junta tiene como propósitos, entre otros, pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos del ejercicio anterior expresados en los estados financieros y resolver sobre la aplicación de las utilidades, si las hubiere.

No obstante lo antes indicado, como es de conocimiento general, mediante Decreto Supremo N° Nº 044-2020-PCM, el Poder Ejecutivo declaró el Estado de Emergencia Nacional por el plazo de quince (15) días calendario desde las 23:59 horas del día lunes 16 de marzo de 2020, y dispuso el aislamiento social obligatorio (cuarentena), por las graves circunstancias que afectan la vida de la nación a consecuencia del brote del COVID-19. Dicho plazo ha sido ampliado en dos oportunidades. La primera mediante Decreto Supremo N° 051-2020-PCM por el término de trece (13) días calendario, a partir del 31 de marzo de 2020, concluyendo el 12 de abril de 2020; y la segunda mediante Decreto Supremo N° 064-2020-PCM, a partir del lunes 13 de abril hasta el domingo 26 de abril de 2020, por las graves circunstancias que afectan la vida de la nación a consecuencia del COVID-19.

Frente a la situación antes descrita, corresponde cuestionarnos cómo las sociedades podrán cumplir con la obligación legal dispuesta en el primer párrafo del presente artículo. La respuesta en el caso de las sociedades anónimas abiertas que cuentan con valores inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores (RPMV) puede ser obtenida en un comunicado emitido por la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV), mediante el cual se indicó que, durante el período de Declaratoria del Estado de Emergencia, no serán exigibles a las sociedades emisoras con valores inscritos en RPMV, las obligaciones referidas a la presentación de información financiera, memoria anual, informe de gerencia o cualquier otra información periódica cuyo plazo límite de presentación se encuentre dentro del período de tal declaratoria. Del mismo modo, se establece que la SMV reconoce que durante dicho período no será posible que se lleven a cabo las juntas obligatorias anuales de accionistas.

Por su parte, en el caso de las sociedades anónimas cerradas, el artículo 246° de la Ley General de Sociedades regula la realización de juntas no presenciales, disponiendo que “la voluntad social se puede establecer por cualquier medio sea escrito, electrónico o de otra naturaleza que permita la comunicación y garantice su autenticidad”. En consecuencia, siempre que el estatuto no disponga algo en contrario, la junta general de accionistas de una sociedad anónima cerrada podrá reunirse de manera no presencial, adoptando los acuerdos que correspondan respetando el quorum y mayoría dispuestos por la norma de la materia. Frente a ello, es preciso indicar que la Ley General de Sociedades no dispone sanción alguna a las sociedades que no cumplen con la obligación de celebrar la junta obligatoria anual dentro del plazo establecido en dicho cuerpo normativo.

Ahora bien, distinta es la situación correspondiente a las sociedades anónimas cuyo estatuto no regula la posibilidad de llevar a cabo juntas no presenciales, toda vez que la Ley General de Sociedades no contiene una disposición al respecto y no se ha emitido ningún dispositivo sobre el particular. Frente a dicha situación, correspondería que dichas reuniones se reprogramen para una fecha posterior al 26 de abril de 2020 o a la fecha en que culmine el Estado de Emergencia, en caso el periodo sea nuevamente extendido por el Poder Ejecutivo.

No obstante lo anterior, puede presentarse el supuesto en que sea imperante para una sociedad que sus accionistas se reúnan a efectos de adoptar un acuerdo que permita el correcto desarrollo de la misma (i.e. la remoción de algún miembro de la gerencia o el otorgamiento de facultades a favor de determinada persona). En dicho escenario, consideramos que, en caso la totalidad de los accionistas se encuentre de acuerdo con celebrar la junta de manera no presencial, estarían legitimando la misma, pese a que el estatuto de la sociedad no la regule. Para dichos efectos, el artículo 21-A de la Ley General de Sociedades establece que los accionistas o socios podrán, para efectos de la determinación del quórum, así como para la respectiva votación y adopción de acuerdos, ejercer el derecho de voto por medio electrónico siempre que este cuente con firma digital. En dicho supuesto, se deberá garantizar el respeto al derecho de intervención de cada accionista o socio, siendo responsabilidad del presidente de la junta el cumplimiento de dicha disposición. Asimismo, dicho artículo señala que la voluntad social formada a través del voto electrónico tiene los mismos efectos que una junta o asamblea realizada de manera presencial.

Lo antes indicado resultaría aplicable a las sesiones de directorio en aquellas sociedades que cuentan con un directorio como órgano de administración; no obstante, dicha sesión no resulta suficiente, toda vez que, la aprobación de los estados financieros corresponde exclusivamente a la junta general de accionistas.

En cualquier caso, es decir, independientemente de la forma societaria de la empresa cuya junta general de accionistas o miembros del directorio se reunirían, el acta tendría que ser llevada fuera del libro de actas correspondiente y se tendría que esperar el reinicio de las actividades de las notarías y de los Registros Públicos a efectos de continuar con la formalización del documento hasta su inscripción, en caso corresponda.

Por otro lado, es preciso indicar que la firma digital que podría ser utilizada para la realización de sesiones no presenciales se encuentra regulada por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N° 052-2008-PCM. Ambos dispositivos le otorgan a la firma digital la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita, por lo que el uso de aquella en una junta de accionistas no presencial le otorgaría mayor legitimidad a la misma. Finalmente, corresponde precisar que el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) ha autorizado a las entidades que emiten certificados para efectuar firmas digitales para que, durante este periodo de emergencia, puedan realizar la verificación de la identidad de un solicitante de firma digital por medios alternativos a la comparecencia física. Esta decisión del INDECOPI alcanza tanto a quienes solicitan por primera vez un certificado para realizar firmas digitales, como a quienes poseen certificados expirados.

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