¿Ad portas de una nueva era?: La digitalización de la constitución de empresas

"Es el momento y la oportunidad de migrar a la era digital, y no solo respecto de la constitución de empresas sino también de todos los procedimientos que involucren actos inscribibles". El autor analiza las modalidades para constituir una empresa y la viabilidad de las disposiciones de la Resolución N° 045-2020-SUNARP/SN, que dispone que los partes notariales conteniendo el acto constitutivo se expidan con firma digital y se tramiten a través de “SID-SUNARP”

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Por Omar Valle Vera, asociado en CMS Grau, abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios de postgrado en la Universidad ESAN y en la Universidad Complutense de Madrid.

No cabe duda que uno de los principales efectos del COVID – 19 es el distanciamiento social obligatorio, restricción que, probablemente, se mantendrá vigente por un largo tiempo (incluso luego de terminada la cuarentena). Ante esta situación, en el ámbito jurídico, muchos de los trámites legales que se realizaban presencialmente y que demandaban la presentación de documentos en físico, están convirtiéndose en trámites virtuales y electrónicos, dando paso a la tan ansiada innovación digital.

En el Derecho Corporativo, uno de los principales trámites (sino el más importante) es la constitución de empresas. A propósito de ello, el pasado 28 de abril de 2020 se publicó en el Diario Oficial El Peruano la Resolución N° 045-2020-SUNARP/SN (la “Resolución”) que dispone, entre otras cosas, que desde el 25 de mayo de 2020, los partes notariales conteniendo el acto constitutivo de algunas personas jurídicas se expidan con firma digital y se tramiten exclusivamente a través del Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (“SID-SUNARP”)[1].

Esta noticia es alentadora para los micro, pequeños y medianos empresarios que, dada la coyuntura, han visto necesario formalizar sus negocios, pero también es de suma relevancia para los grandes grupos económicos que, por estrategia legal o comercial, necesitan un mecanismo expedito para constituir nuevas subsidiarias, así como para los inversionistas extranjeros que ven en el Perú una buena oportunidad para invertir y, para tales fines, necesitan un vehículo legal a través del cual puedan realizar sus actividades empresariales.

No obstante, es importante advertir al lector que el SID-SUNARP y sus funciones para constituir empresas ya existen desde hace algunos años (aunque con algunas limitaciones)[2]. Así las cosas, cabe preguntarse, ¿cuál es lo novedoso de la Resolución? ¿qué está faltando para que el procedimiento de constitución de empresas esté totalmente digitalizado?

A continuación, haremos un breve análisis de las modalidades para constituir una empresa y analizaremos las nuevas disposiciones de la Resolución a fin de conocer si estamos o no ante un verdadero cambio.

Hasta antes de las disposiciones de la Resolución, había dos grandes formas de realizar el trámite para constituir una empresa en el Perú (con algunos matices respecto a su ámbito de aplicación): Modalidad Presencial y Modalidad Virtual.

  1. Modalidad Presencial:

Esta modalidad es la que usualmente utilizaban usuarios y notarios para constituir cualquier tipo de empresa. En términos generales, el usuario presentaba su minuta de constitución (que contenía el pacto social y el estatuto) a la notaría. Luego de ello, el notario, después de verificar los requisitos legales, expedía la escritura pública y convocaba a los socios fundadores para las firmas correspondientes.

Finalmente, el parte notarial físico que se generaba era llevado por la persona asignada por la notaría a las oficinas de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (“SUNARP”) para su presentación y posterior calificación e inscripción por un registrador público. Desde el 25 de mayo de 2020, esta presentación presencial ya no se puede realizar.

  1. Modalidad Virtual:

En esta modalidad, el documento en que se fundamenta el acto inscribible se genera y se tramita vía electrónica a través del SID-SUNARP. El SID-SUNARP es la plataforma virtual administrada por la SUNARP que permite la generación de documentos electrónicos con firma digital del notario (en el caso materia de análisis, el acto de constitución de empresa) para su presentación, trámite e inscripción en el Registro de Personas Jurídicas (con la consecuente emisión del asiento de inscripción firmado digitalmente por el registrador).

Cabe señalar que dentro de esta modalidad existen ciertos procedimientos particulares para la constitución de empresas, los cuales explicamos brevemente a continuación:

(i) Módulo Ciudadano:

El Módulo Ciudadano es una plataforma virtual, a la cual se accede desde la página web institucional de la SUNARP, que permite al usuario ingresar información a través de campos estructurados vinculados al acto de constitución de una empresa, generando un formato preestablecido de estatuto que es enviado automáticamente al notario vía electrónica, para la respectiva formalización del acto. Una vez formalizada y expedida la escritura pública, en base al acto constitutivo generado en el portal web, los socios fundadores deben acudir a la notaría a firmar presencialmente la referida escritura. Finalmente, es el notario quien realiza la presentación electrónica del parte notarial a través del SID–SUNARP, generando, de esta manera, una solicitud de inscripción respecto de la constitución de la empresa. Es importante mencionar que las empresas constituidas a través del Módulo Ciudadano solo podrán ser micro y pequeñas empresas[3] pues solo en ese caso el notario se abstiene de solicitar a los socios fundadores la presentación física de una minuta como requisito previo para extender la escritura pública del acto constitutivo[4].

Cabe precisar que, si bien en un primer momento esta forma de constitución involucraba el uso obligatorio de formatos de estatutos que se encuentran en el portal web de SUNARP, desde el 15 de agosto de 2019, el notario puede presentar de forma electrónica partes de constitución de empresas (solo de determinados tipos de personas jurídicas) por medio del SID-SUNARP que no respondan exclusivamente al uso de formatos tramitados desde el Módulo Ciudadano (es decir, de los formatos preestablecidos por la SUNARP[5]).

En resumen, sus principales características son:

  • Aplicable solo para micro y pequeñas empresas.
  • Se limita a la constitución de la Sociedad Anónima (SA), Sociedad Anónima Cerrada (SAC), Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL) y Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL).
  • No es necesaria la presentación de una minuta, salvo el usuario desee utilizar un formato distinto a los proporcionados por SUNARP.
  • Se requiere la presencia física de los intervinientes para la firma de la escritura pública.

(ii) Centros de Desarrollo Empresarial (“CDE”)[6]:

Los CDE son aquellas entidades públicas, privadas y notarios (plataformas físicas o digitales) autorizados por el Ministerio de la Producción que, mediante la asesoría y asistencia técnica a los usuarios, pueden efectuar los trámites para la constitución de empresas (preferentemente en beneficio de la micro y pequeña empresa) a través del SID-SUNARP, interconectando al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (¨RENIEC¨), SUNARP y notarios.

A través del módulo del CDE, se genera el formato de estatuto (predeterminado) con el ingreso de datos en campos estructurados relativos a los intervinientes, forma de organización o gestión empresarial, la denominación, el objeto, el monto y el aporte que conforma el capital social o de la empresa, según corresponda. El CDE identifica a los intervinientes en la base de datos del RENIEC y requiere sus firmas digitales, en el marco de lo regulado por la Ley de Firmas y Certificados Digitales, aprobada por Ley N° 27269, y su reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, en el formato de estatuto de la constitución de la empresa, el cual es envíado posteriormente al notario.

A diferencia del Módulo Ciudadano, para la formalización del acto de constitución de la empresa tramitada por el CDE, el notario extiende una escritura pública unilateral, la cual es un instrumento matriz que se incorpora al protocolo notarial sin la suscripción de los otorgantes y contiene únicamente la constitución de empresa a través de los CDE[7]. Cabe señalar que, al igual que en el caso anterior, el notario no exige la presentación de una minuta.

Luego de ello, a través del SID-SUNARP, se realiza el parte notarial con la firma digital del notario que contiene la transcripción íntegra de la escritura pública unilateral, generándose así una solicitud de inscripción en el Registro de Personas Jurídicas.

Finalmente, al igual que el Módulo Ciudadano, desde el 15 de agosto de 2019, el notario puede presentar de forma electrónica partes de constitución de empresas (solo de determinados tipos de personas jurídicas) por medio del SID–SUNARP que no sean formatos preestablecidos y que sean tramitados a través de los CDE.

En suma, sus principales características son:

  • Aplicable solo para micro y pequeñas empresas.
  • Se limita a la constitución de la Sociedad Anónima (SA), Sociedad Anónima Cerrada (SAC), Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL) y Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL).
  • No es necesaria la presentación de una minuta, salvo el usuario desee utilizar un formato distinto a los proporcionados por el CDE.
  • Se requiere la firma digital de los intervinientes.
  • Se genera una escritura pública unilateral que no requiere la suscripción de los otorgantes.

(iii) Las SACS, una excepción:

Con el fin de promocionar la formalización y dinamización de la micro, pequeña y mediana empresa, se creó un régimen societario alternativo de responsabilidad limitada denominado Sociedad por Acciones Cerrada Simplificada (“SACS”). La SACS es una persona jurídica de derecho privado que tiene características particulares que la diferencia de las otras formas societarias. No es nuestra intención hacer un análisis de las fortalezas y debilidades de este nuevo y novedoso régimen societario, sino más bien analizar el procedimiento de su constitución.

Como punto de inicio, los accionistas fundadores ingresan la información requerida para la SACS en los campos estructurados del SID-SUNARP de acuerdo a los formatos estandarizados aprobados por la SUNARP generando, de esta manera, el acto constitutivo de la SACS. Dicho acto constitutivo deberá ser firmado digitalmente desde el SID-SUNARP por los accionistas fundadores, los directores y el gerente general, cuando corresponda, mediante el empleo de la firma digital. El referido documento electrónico, firmado digitalmente por los accionistas fundadores, es título suficiente para la calificación e inscripción de la constitución de la SACS en el Registro de Personas Jurídicas.

En conclusión, sus principales características son:

  • Aplicable solo para las SACS.
  • Todo el procedimiento es digital. Incluso, las oficinas registrales no admiten, bajo responsabilidad, el ingreso de los documentos antes referidos en soporte papel.
  • No hay minuta ni escritura pública. Es decir, no hay intervención del notario.
  • Como requisito previo, es necesario la obtención de la firma digital de los participantes en la constitución de la SACS.

Un nuevo procedimiento para la constitución de empresas:

La Resolución ha establecido principalmente que, desde el 25 de mayo de 2020, los partes notariales conteniendo el acto constitutivo de una empresa se expidan con firma digital y se tramiten exclusivamente a través del SID-SUNARP[8]. No obstante, hay dos limitaciones:

  1. Únicamente será aplicable esta disposición para las empresas que se constituyan bajo la forma de Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Cerradas, Sociedades Comerciales de Responsabilidad Limitada y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada; y,
  2. Será aplicable para las empresas que se inscriban en el Registro de Personas Jurídicas de la Oficina Registral de Lima y de la Oficina Registral del Callao.

Al respecto, es importante el gran avance que hemos dado hacia la digitalización total del procedimiento de constitución de una empresa (bajo las limitaciones – que esperemos sean temporales – ya mencionadas), pues a diferencia del Módulo Ciudadano, los CDE y las SACS, (i) se ha ampliado el ámbito de aplicación del SID-SUNARP (ya no solo para las micro y pequeñas empresas o las SACS) y (ii) se ha determinado el uso obligatorio del SID-SUNARP para el notario (ya no facultativo), quedando en el olvido el uso del papel y abaratando algunos costos en los que se incurría por la presentación presencial de los documentos en la SUNARP.

No obstante, debe tenerse en cuenta que el procedimiento de constitución de una empresa tiene 3 actores definidos (Usuario – Notario – Registrador Público) y 2 etapas (Etapa 1: Usuario – Notario y Etapa 2: Notario – SUNARP).

En ese contexto, la Resolución alivia y simplifica en gran medida la Etapa 2 (Notario – SUNARP) ya que ha logrado digitalizar y limitar a una única vía la presentación de los partes notariales a través del SID-SUNARP; sin embargo, todavía hay un tema pendiente con la Etapa 1 donde los protagonistas son Usuario – Notario. Aún en muchos casos (sin perjuicio del Módulo Ciudadano, CDE o SACS) se requiere del soporte papel y de la presencia física en la notaría de los intervinientes para la firma de la escritura pública correspondiente.

Por ello, es importante que el legislador evalúe algunas opciones adicionales que permitan completar todo el círculo de la digitalización de la constitución de empresas, de tal forma que se priorice el uso de todas las herramientas tecnológicas disponibles. En principio, la solución más cercana tiene relación con las firmas digitales. Es primordial que haya una simplificación de las normas y del procedimiento para la obtención de las firmas digitales[9], así como una adecuada difusión de la información respecto a los beneficios y utilidad de las mismas.

Asimismo, otra opción es regular la aceptación de documentos escaneados bajos ciertos estándares, creación de sistemas notariales virtuales que permitan la identificación de los intervinientes, y en general, tomar cualquier mejora digital que ya se encuentre desarrollada en el Módulo Ciudadano, CDE e incluso en la SACS. En esa línea, saludamos gratamente un reciente proyecto que ley que, en términos generales, propone la ampliación y dinamización de la fe pública notarial respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos o circunstancias que el notario pueda presenciar, física o remotamente, con la ayuda de los medios tecnológicos que le posibiliten una certeza indubitable sobre los mismos y que garanticen su autenticidad[10].

En conclusión, la idea es crear un único, simplificado y moderno procedimiento digital para constituir una empresa, que tenga como principal aliada a la tecnología, de tal forma que se logre erradicar definitivamente el uso del papel y se sistematice de una manera eficiente todo el trámite. De nada sirve tener diferentes procedimientos (como las expuestas líneas arriba) si no son conocidos por los usuarios o aplicados por los notarios, y que, en general, no coadyuvan a la simplificación y digitalización del procedimiento de constitución de una empresa.

Estamos en la dirección correcta. Es el momento y la oportunidad de migrar a la era digital, no solo respecto de la constitución de empresas, sino también de todos los procedimientos que involucren actos inscribibles, así como también de los títulos archivados, lo cual, inevitablemente, optimizará el trabajo de los notarios y de la SUNARP y mejorará el servicio para todos los usuarios.


[1] El presente artículo únicamente hace referencia al procedimiento de constitución de empresas. En tal sentido, los otros actos que se pueden tramitar por el SID–SUNARP, tales como otorgamiento de poderes, compraventa y donación de predio, constitución de hipoteca, constitución de asociación, divorcio, entre otros, no serán analizados. Sin perjuicio de ello, el Oficio N° 061-2020-SUNARP/SN de fecha 8 de mayo de 2020 detallada cada uno de los actos que se pueden tramitar en el SID–SUNARP.

[2] Resolución N° 234-2014-SUNARP/SN, derogada por la Resolución N° 120-2019-SUNARP/SN.

[3] Según así se encuentran definidas en los artículos 4 y 5 del Decreto Supremo N° 013-2013-PRODUCE.

[4] Conforme lo previsto en el inciso i) del artículo 58 del Decreto Legislativo N° 1049, Decreto Legislativo del Notariado.

[5] Resolución N° 162-2019-SUNARP/SN.

[6] Decreto Legislativo N° 1332 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 006-2017-PRODUCE.

[7] Conforme lo previsto en el inciso b) del artículo 37 del Decreto Legislativo N° 1049, Decreto Legislativo del Notariado.

[8] Asimismo, y no menos importante, con la inscripción de la constitución de las empresas descritas en la Resolución, la SUNAT asignará automáticamente el número de RUC.

[9] Esta simplificación ya se ha hecho anteriormente. Con fecha 23 de marzo de 2020, INDECOPI emitió un comunicado en el cual señalaba que había flexibilizado temporalmente los requisitos para aquellos usuarios cuyo certificado digital había expirado como para aquellos que lo solicitaban por primera vez.

[10] Proyecto de Ley N°5302/2020-CR.

Fuente de Imagen: SEOGalicia

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