Por Claudia Martínez Zúñiga, asociada senior del área Corporativa y Comercial y del área de Inversiones Asiáticas en Rodrigo, Elías y Medrano Abogados

Si has tenido alguna vez la oportunidad de ver algún documento oficial en chino, te habrás podido dar cuenta que este contenía un gran sello rojo y, para sorpresa tuya, es posible que en medio de ese mar de caracteres indescifrables chinos no veas ninguna firma del representante legal. Entonces te preguntarás, ¿se habrán olvidado de firmarlo?

A diferencia de lo que sucede en el occidente donde estamos acostumbrados a ver la firma de los representantes legales como el medio idóneo de manifestación de voluntad, en China, son los sellos de las empresas los medios ideales para representar a la empresa en su conjunto, pues mediante su uso la empresa estaría “manifestando su voluntad”. Si bien, el representante legal de una empresa china también puede suscribir documentos en nombre de la empresa, o se puede utilizar la firma del representante legal y el sello conjuntamente, el sello de la empresa es el que suele tener mayor autoridad, incluso llegando a ser obligatorio para procedimientos ante entidades gubernamentales chinas.  

El sistema de sellos de las empresas en China tiene una larga historia pues desde la dinastía Zhou (1046-256 a. C.) los sellos hechos de jade se utilizaban para emitir decretos y representar la voluntad de la autoridad. En ese sentido y dado que en China la cultura milenaria se encuentra muy arraigada, esta costumbre de utilizar sellos en documentos se mantiene hasta la actualidad.

En China, el representante de la empresa que esté facultado para tener el sello, podrá actuar en nombre de la empresa y utilizar dicho sello para manifestar la voluntad de la empresa en distintos actos dependiendo del tipo de sello que sea, pues los sellos permiten desde pagar a los empleados de la empresa, despedir ejecutivos, abrir cuentas bancarias y realizar adquisiciones; básicamente, realizar cualquier negocio oficial.

Como indico en el párrafo anterior, todas las empresas en China tienen un sello oficial de la empresa que se puede utilizar en casi cualquier ocasión. Además de ese sello oficial que usualmente está en poder del representante legal, hay también sellos con fines especiales o sellos utilizados exclusivamente para representar sucursales o ciertos departamentos de una empresa. Estos sellos sólo se pueden utilizar en circunstancias específicas, como el sello para contratos, el sello financiero para emisiones bancarias y el sello para facturas.

Dado que es posible que el sello sea sustraído o puedan darle un uso indebido, la empresa china debe formular diversos tipos de controles o limitaciones explícitas de poderes al representante respecto de cómo y dónde puede utilizar el sello que tiene a su cargo.  Cabe recalcar que, la ley de contratos de China establece que cuando la contraparte de un contrato actúa de buena fe asumiendo que el sello se utilizó con la debida autoridad y, de hecho, no lo fue, una empresa puede encontrarse en una situación difícil al tratar de desautorizar dicho contrato y sus obligaciones legales o repudiar el documento.

Ahora bien, a pesar que los accionistas de la empresa china tienen total discreción sobre a quién nombrar y reemplazar como representante legal, no puede completar formalmente el reemplazo de un representante legal saliente sin el sello de la empresa.  Uno de los mayores problemas que suelen presentarse respecto de la utilización del sello como mecanismo de manifestación de voluntad válida, sucede cuando el representante legal saliente se niega a devolver el sello o a proceder según los pasos indicados por la empresa. En ese caso, los accionistas de la empresa podrán cancelar el sello de la empresa anterior y tallar un nuevo sello de la empresa; o, podrán decidir entablar una demanda contra el ex representante legal para reclamar la devolución de sello de la empresa, así como los daños y perjuicios correspondientes.  

Estos problemas que sucedían por tener un sello que se utilizaba de manera manual pueden verse reducidos y controlados a través de la utilización de sellos electrónicos por parte de las distintas empresas chinas.  Es por ello que, desde hace unos meses en Beijing se ha venido ejecutando un plan de acción para promover el uso de sellos electrónicos para la firma de certificados, aprobaciones, contratos y otros materiales electrónicos en línea.  Considero que el plan piloto de acción de Beijing va a promover que el sello electrónico se utilice en servicios gubernamentales como, por ejemplo, licitaciones en línea, Contratación pública, transacciones de recursos públicos y licitaciones, firma de contratos, entre otros.  

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